Jouw rol als Office Manager

Als Office Manager ben jij de spil van de kantoororganisatie binnen VIZZION. Je zorgt ervoor dat collega’s hun werk goed kunnen doen doordat de organisatie achter de schermen op orde is. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en pakt uiteenlopende werkzaamheden zelfstandig op.

Je bent daarnaast een belangrijke schakel tussen verschillende onderdelen van de organisatie. Je zorgt ervoor dat dagelijkse processen soepel verlopen, administratieve en facilitaire zaken goed geregeld zijn en belangrijke documenten en processen op orde blijven. Met jouw organisatietalent, oog voor detail en servicegerichte instelling draag je iedere dag bij aan een professionele, prettige en goed georganiseerde werkomgeving; Jouw werk is veelzijdig en geen dag is hetzelfde.

Wat ga je doen?

• Je zorgt ervoor dat de dagelijkse kantoororganisatie soepel verloopt en het kantoor representatief en goed georganiseerd blijft.
• Je beheert de kantoorvoorraad en regelt bestellingen en andere facilitaire zaken.
• Je onderhoudt contact met leveranciers en externe dienstverleners en zorgt ervoor dat praktische zaken goed worden opgevolgd.
• Je ontvangt bezoekers en zorgt voor een gastvrije en professionele ontvangst.
• Je voert verschillende administratieve werkzaamheden uit, zoals postverwerking, documentbeheer, correspondentie, archiefbeheer, controleren van facturen en het verwerken van administratieve gegevens.
• Je organiseert en bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op, maakt notities en werkt deze uit in verslagen en actiepunten
• Je signaleert wat er nodig is, pakt werkzaamheden zelfstandig op en bewaakt de opvolging van gemaakte afspraken en acties.
• Je ondersteunt het management waar nodig bij agendabeheer en andere organisatorische werkzaamheden.
• Je ondersteunt het kwaliteitsmanagementsysteem (ISO), onder andere door documenten en wijzigingen te verwerken, audits voor te bereiden en de voortgang van kwaliteitsacties te bewaken.
• Je beheert verschillende bedrijfsmiddelen, waaronder laptops, telefoons, toegangsmiddelen, het wagenpark en de SimpledCard-administratie.
• Je ondersteunt bij interne projecten, bijeenkomsten en evenementen en zorgt voor een goede praktische voorbereiding.
• Je bent een laagdrempelig aanspreekpunt voor collega’s en helpt hen bij praktische en organisatorische vragen.

Werktijden

Je werkt vanuit het hoofdkantoor van VIZZION in Hendrik-Ido-Ambacht. De functie is voornamelijk tijdens kantooruren, waarbij we ruimte bieden voor enige flexibiliteit in de werktijden.

Omdat je werkzaamheden verschillende onderdelen van de organisatie raken, kan het incidenteel voorkomen dat je voor een bijeenkomst, evenement of andere activiteit buiten de reguliere kantooruren aanwezig bent. 

Wie zoeken wij?

Je bent een echte organisator die energie krijgt van afwisseling. Je vindt het leuk om verschillende ballen tegelijk in de lucht te houden en weet daarbij goed prioriteiten te stellen. Je houdt van overzicht, werkt gestructureerd en ziet wat er moet gebeuren. Je wacht niet af, maar pakt werkzaamheden zelfstandig op en zorgt ervoor dat zaken netjes worden afgerond.

Je schakelt gemakkelijk tussen verschillende werkzaamheden en weet ook wanneer iets extra aandacht nodig heeft. Je denkt in oplossingen, neemt verantwoordelijkheid en vindt het belangrijk dat de kwaliteit van je werk goed is.

Daarnaast ben je communicatief sterk. Je kunt gemakkelijk schakelen tussen collega’s, management en externe partijen en weet informatie helder en duidelijk op papier te zetten. Je werkt nauwkeurig, bent betrouwbaar en draagt met jouw positieve houding bij aan een professionele en prettige werksfeer binnen VIZZION.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je beschikt over mbo of hbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van Office Management of Bedrijfskunde.
• Je hebt minimaal 2 jaar ervaring in een vergelijkbare functie.
• Je bent organisatorisch sterk en houdt gemakkelijk overzicht over verschillende werkzaamheden en deadlines.
• Je bent communicatief vaardig en schrijft foutloos en duidelijk Nederlands.
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met programma’s zoals Google Workspace en bij voorkeur Trello.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig, met oog voor detail.
• Je bent zelfstandig, proactief en oplossingsgericht.
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen.
• Je vindt het leuk om mee te denken over processen en praktische verbeteringen.
• Je hebt affiniteit met kwaliteitsmanagement, documentbeheer of procesmatig werken.
• Je hebt affiniteit met maatschappelijke projecten.
• Je kunt een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen en aanleveren.

Wat bieden wij?

Werken als Office Manager betekent werken in een betekenisvolle omgeving, waar geen dag hetzelfde is en waar je écht het verschil kunt maken. Je komt terecht in een team dat betrokken, professioneel en collegiaal is. We bieden je de ruimte om initiatief te nemen, verantwoordelijkheid te pakken en jezelf verder te ontwikkelen.

Verder kun je rekenen op:

• Een marktconform salaris tussen €2.900 en €3.400 bruto per maand op basis van fulltime dienstverband.
• Flexibele werktijden zodat je werk en privé goed kunt combineren.
• Reiskostenvergoeding van €0,25 per kilometer, ongeacht het vervoermiddel.
• Pauzes worden doorbetaald.
• Kantoorlunch.
• Toeslagen: 25% op weekenddiensten en 75% op feestdagen.
• 25 vakantiedagen en 2 lummeldagen per jaar op basis van fulltime dienstverband.
• De mogelijkheid om extra ‘lummeldagen’ te verdienen: extra dagen vrij voor ontspanning en herstel.
• Overuren naar keuze uit te betalen of op te nemen als tijd voor tijd.
• Een pensioenregeling op basis van 50/50 werkgevers- en werknemersbijdrage.
• Toegang tot een gebruiksvriendelijke app waarin je je rooster kunt bekijken.
• Een organisatie die écht impact maakt.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling via opleidingsmogelijkheden.
• Doorgroeimogelijkheden binnen VIZZION en de ruimte om je verder te ontwikkelen in verantwoordelijkheden en werkzaamheden.
• Een voordelig sportabonnement via BFNL.
• Leuke extra’s zoals teamuitjes en kleine attenties.

Solliciteren?

Ben jij enthousiast over deze functie en wil je graag deel uitmaken van ons team? Stuur dan zo snel mogelijk je motivatie en cv naar werkenbij@vizzion.nl. We kijken ernaar uit om kennis met je te maken!