Jouw rol als Office manager 

Als Office Manager ben jij de spil van de kantoororganisatie binnen VIZZION. Je zorgt ervoor dat collega’s hun werk goed kunnen doen doordat de organisatie achter de schermen op orde is. Je houdt overzicht, brengt structuur aan en pakt uiteenlopende werkzaamheden zelfstandig op.

Van het schrijven van een vacature of flyer tot het organiseren van een bijeenkomst, het uitwerken van informatie voor collega’s en het bijhouden van de personeelsadministratie: jouw werk is veelzijdig en geen dag is hetzelfde.

Je bent daarnaast een belangrijke schakel tussen verschillende onderdelen van de organisatie. Je denkt mee over beleid, signaleert kansen en ontwikkelingen en ondersteunt bij het verkennen van nieuwe aanbestedingen en opdrachten die bij VIZZION. passen. Met jouw organisatietalent, communicatieve vaardigheden en praktische instelling zorg je ervoor dat zaken worden opgepakt én goed worden afgerond.

Wat ga je doen?

• Je denkt actief mee over beleid, verbeteringen en organisatorische vraagstukken binnen de organisatie.
• Je voert diverse administratieve werkzaamheden uit, zoals agendabeheer, postverwerking, documentbeheer, correspondentie, archiefbeheer en het verwerken van administratieve gegevens.
• Je zorgt ervoor dat de kantoorvoorraad op peil blijft en dat facilitaire zaken, bestellingen en overige praktische zaken goed geregeld zijn.
• Je onderhoudt contact met leveranciers en externe dienstverleners.
• Je organiseert en bereidt vergaderingen voor, stelt agenda’s op, zorgt dat de benodigde informatie beschikbaar is en verzorgt waar nodig de verslaglegging en actiepunten.
• Je signaleert wat er nodig is, pakt werkzaamheden zelfstandig op en bewaakt de opvolging van gemaakte afspraken en acties.
• Je ondersteunt het management bij agendabeheer en overige organisatorische werkzaamheden.
• Je bent verantwoordelijk voor het beheer van documenten en zorgt ervoor dat deze actueel, volledig en overzichtelijk blijven.
• Je ondersteunt het kwaliteitsmanagementsysteem (ISO), onder andere door wijzigingen te verwerken, audits voor te bereiden en de voortgang van kwaliteitsacties te bewaken.
• Je draagt zorg voor het beheer van bedrijfsmiddelen, waaronder laptops, telefoons, toegangsmiddelen, het wagenpark en de SimpledCard-administratie.
• Je controleert facturen en zorgt voor een correcte administratieve verwerking, waaronder het opstellen en verzenden van facturen.
• Je werkt nauw samen met verschillende collega’s en afdelingen en ondersteunt waar nodig bij organisatorische en praktische vraagstukken.
• Je zorgt ervoor dat collega’s beschikken over de juiste informatie en middelen om hun werkzaamheden goed uit te voeren.
• Je maakt tijdens vergaderingen notities en werkt deze uit tot duidelijke verslagen en actiepunten.

Werktijden:

Je werkt vanuit het hoofdkantoor van VIZZION. in Hendrik-Ido-Ambacht. De functie is voornamelijk tijdens kantooruren, waarbij we ruimte bieden voor enige flexibiliteit in de werktijden.

Omdat je werkzaamheden verschillende onderdelen van de organisatie raken, kan het incidenteel voorkomen dat je voor een bijeenkomst, evenement of andere activiteit buiten de reguliere kantooruren aanwezig bent.

Wie zoeken wij?

Je bent een echte organisator die energie krijgt van afwisseling. Je vindt het leuk om verschillende ballen tegelijk in de lucht te houden en weet daarbij goed prioriteiten te stellen. Je ziet werk liggen, wacht niet af en vindt het belangrijk dat zaken netjes worden afgerond.

Daarnaast ben je communicatief sterk. Je kunt gemakkelijk schakelen tussen collega’s, management en externe partijen en weet informatie helder en toegankelijk op papier te zetten. Of het nu gaat om een zakelijke vacature, een interne mededeling of een praktische instructie: jij weet de juiste toon te vinden.

Je bent zelfstandig, maar werkt ook graag samen. Je denkt mee, komt met ideeën en bent niet bang om een taak op te pakken die buiten je dagelijkse werkzaamheden valt. Juist de combinatie van organiseren, schrijven, regelen en meedenken maakt deze functie interessant voor jou.

Daarnaast herken je jezelf in het volgende:

• Je beschikt over hbo werk-en denk niveau e bent organisatorisch sterk en houdt gemakkelijk overzicht over verschillende werkzaamheden en deadlines.
• Je bent communicatief vaardig en schrijft foutloos en duidelijk Nederlands.
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met programma’s zoals Google Workspace en bij voorkeur Trello.
• Je werkt nauwkeurig en zorgvuldig, met oog voor detail.
• Je bent zelfstandig, proactief en oplossingsgericht.
• Je kunt goed schakelen tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen.
• Je denkt graag mee over processen, beleid en mogelijke verbeteringen.
• Je kunt een geldige Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen en aanleveren.

Wat bieden wij?
Werken als huismeester betekent werken in een betekenisvolle omgeving, waar geen dag hetzelfde is en waar je écht het verschil kunt maken. Je komt terecht in een team dat betrokken, professioneel en collegiaal is. We bieden je de ruimte om te groeien, initiatief te nemen en jezelf te ontwikkelen. Verder kun je rekenen op:

• Een marktconform salaris tussen €2.900 en €3.400 bruto per maand op basis van fulltime dienstverband
• Flexibele werktijden zodat je werk en privé goed kunt combineren
• Reiskostenvergoeding van €0,25 per kilometer, ongeacht het vervoermiddel
• Pauzes worden doorbetaald
• Toeslagen: 25% op weekenddiensten, 75% op feestdagen
• Een vast aantal vrije dagen: 25 vakantiedagen en 2 lummeldagen per jaar op basis van fulltime dienstverband
• De mogelijkheid om extra ‘lummeldagen’ te verdienen, extra dagen vrij voor ontspanning en herstel.
• Overuren naar keuze uit te betalen of op te nemen als tijd voor tijd
• Een pensioenregeling op basis van 50/50 werkgevers- en werknemersbijdrage
• Toegang tot een gebruiksvriendelijke app waarin je je rooster kunt bekijken.
• Een organisatie die écht impact maakt
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling via opleidingsmogelijkheden
• Doorgroeimogelijkheden binnen VIZZION. en de ruimte om je verder te ontwikkelen in verantwoordelijkheden en werkzaamheden.
• Een voordelig sportabonnement via BFNL
• Leuke extra’s zoals teamuitjes en kleine attenties

Solliciteren?
Ben jij enthousiast over deze functie en wil je graag deel uitmaken van ons team? Stuur dan zo snel mogelijk je motivatie en cv naar werkenbij@vizzion.nl. We kijken ernaar uit om kennis met je te maken!